#afwezig: 5 tips voor een steengoede out-of-office-reply
Die welverdiende vakantie komt steeds dichterbij. Beetje bij beetje rond jij de laatste dingen op je werk af. Een out of office bericht kan hierbij uiteraard niet ontbreken. Struggle jij ook iedere keer weer met het opstellen van een out of office? Wij geven je vijf tips voor het opstellen van een bad ass bericht.
Begin op tijd
Wanneer je op vakantie gaat heb je vaak duizend dingen aan je hoofd. Wij snappen dat. Maar pas op dat het opstellen van je out of office bericht niet onder aan op je to do lijst belandt. Voorkom dat je door tijdnood een standaardtekst instelt. Ga er even lekker voor zitten en zorg dat jij minimaal de week voor je vakantie dit puntje al hebt afgehandeld. Dit scheelt al de helft.
Leg de nadruk op wat er wél mogelijk is
Een veel gemaakte fout is dat mensen in hun out of office vaak alleen vermelden wat er niet mogelijk is. Voorbeeld: ‘Ik ben op vakantie, dus ik kan helaas niet op uw mail reageren’. Don’t. Niemand schiet hier iets mee op. Zorg er daarom altijd voor dat je de contactgegevens van een collega in het bericht verwerkt. Op deze manier laat je weten wat er wél mogelijk is. De collega kan dan de dringende vragen afhandelen, wat jou weer stress scheelt wanneer je weer met je bruine koppie op kantoor verschijnt.
Be kind
Een out of office bericht ontvangen is nooit leuk. Mensen hebben iets van je nodig en jij kan ze dat op het moment niet geven. Zorg ervoor dat het bericht zo prettig mogelijk is om te lezen. Wees vriendelijk en voorkom botheid. Laat je vakantiestress vooral niet het bericht beïnvloeden. Just be a nice human.
Lees ook: Deze 13 type collega's hebben we allemaal
Persoonlijk tintje
Out of office berichten zijn vaak standaardteksten. Wees uniek en voeg een persoonlijk tintje toe aan jouw bericht. Vermeld bijvoorbeeld je vakantieadres. Het is leuker om te lezen dat jij afwezig bent omdat je olifant aan het rijden bent in hartje Afrika, dan gewoon een saaie mededeling waarin staat dat je er niet bent.
Vermeld wanneer je weer terug bent
Deze laatste tip lijkt voor de hand liggend, maar wordt toch nog vaak vergeten. Laat altijd weten wanneer je weer terug bent in het bericht. Zo voorkom je dat mensen mailtjes blijven sturen in de hoop dat je reageert. Het kan ook handig zijn om te vermelden dat je een dag later terug bent, dan dat je daadwerkelijk bent. Op deze manier heb jij nog even de tijd om je mailbox bij te werken en begin je de eerste werkdag nog lekker in de zenmodus.
